VOUS EMBAUCHEZ DES CONTRACTUELS? ASSUREZ-VOUS DE CLAIREMENT DÉFINIR VOTRE RELATION

PAR GEORGE VANDERBEEK, MBA, CA

À l’aube d’une nouvelle année, assurer la rentabilité est probablement la priorité absolue de bon nombre de propriétaires d’entreprise. En raison des pressions économiques censées se poursuivre au cours de l’année 2009, nombreux sont ceux qui tenteront également de comprimer les coûts. En général, dans une entreprise, le centre de coûts le plus onéreux, soit la main-d’œuvre, est le premier secteur qui passe au microscope.

Certains propriétaires de PME peuvent choisir de rendre leur main-d’œuvre plus flexible, en recourant à des contractuels à temps partiel, saisonniers ou temporaires. Qu’une entreprise embauche un employé ou un contractuel entraîne cependant des répercussions importantes en matière d’obligations et de remises à l’égard du gouvernement. Par conséquent, la relation d’affaires qui unit les deux parties doit être clairement définie. Par exemple, si une entreprise embauche un travailleur comme contractuel, elle n’a pas à retenir les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), à l’assurance-emploi (AE) et à l’impôt sur le revenu sur la paye de l’employé. De même, l’entreprise n’est pas tenue de verser sa part des cotisations au RPC et à l’AE.

Mais – et c’est là le point essentiel – si l’Agence du revenu du Canada (ARC) détermine ultérieurement que le contractuel en question est en fait un employé, l’entreprise pourrait être tenue responsable. Elle pourrait alors devoir verser non seulement sa part des cotisations exigibles, mais également la part des cotisations de l’employé, ainsi qu’une pénalité et des intérêts. Voilà une erreur qui pourrait s’avérer très coûteuse.

De fait, ces relations d’affaires font de plus en plus souvent l’objet d’évaluations et de remises en question de la part de l’ARC. Par conséquent, lorsqu’une entreprise embauche un contractuel, il est important qu’elle prenne les mesures appropriées afin de préciser clairement qu’elle s’engage dans un « contrat de louage de services » (relation d’affaires) plutôt que dans un « contrat de services » (relation employeur-employé). En vue d’évaluer la relation qui unit les deux parties, il se peut que l’ARC pose des questions à l’embaucheur et au travailleur relativement aux « éléments de vérification » suivants :

Le niveau de contrôle du travailleur concernant la nature du travail qui sera effectué et la façon dont il sera exécuté;
Si le travailleur fournit de l’équipement ou des outils nécessaires pour l’exécution du travail et/ou s’il couvre les frais d’assurance, de réparation et d’entretien de cet équipement ou de ces outils;
Si le travailleur a le droit de sous-traiter le travail ou d’engager des assistants;
Le risque financier (par ex., la responsabilité du travailleur s’il ne satisfait pas les attentes à l’égard du travail) assumé par le travailleur et s’il engage des dépenses ou des frais fixes permanents qui ne lui sont pas remboursés;
Le niveau de responsabilité du travailleur en matière d’investissement et de gestion; par exemple, si cette personne a investi des capitaux pour créer une entreprise ou qu’elle rémunère des tiers pour l’aider à exécuter son travail;
Si le travailleur peut réaliser des profits ou subir des pertes; par exemple, s’il a le droit de négocier le prix de ses services et d’offrir ces mêmes services à plus d’une entreprise.

Si votre entreprise embauche des contractuels, il existe un certain nombre de mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer que l’ARC interprète votre relation d’affaires comme un « contrat de louage de services » avec un travailleur autonome plutôt qu’un « contrat de services » avec un employé. Pour savoir comment déterminer et documenter le statut d’emploi d’un travailleur, consultez un fiscaliste ou reportez-vous au guide Employé ou travailleur indépendant? de l’Agence du revenu du Canada (RC4110(F)), disponible en ligne.

Lorsqu’il est question d’embaucher des contractuels, ne vous exposez pas à des pénalités gouvernementales onéreuses; assurez-vous plutôt de clairement définir la relation qui unit le travailleur à votre entreprise.

George Vandebeek, MBA, CA, est associé de BDO Dunwoody LLP (www.bdo.ca), l’un des principaux cabinets d’experts-comptables et de conseillers du Canada. M. Vandebeek qui travaille dans le bureau de Markham, en Ontario, offre du soutien aux chefs d’entreprise et aux professionnels en matière d’assurance, de comptabilité et de fiscalité. Vous pouvez joindre George Vandebeek par courriel, à l’adresse gvandebeek@bdo.ca ou par téléphone, au 905 946 2519.